1- AVANT : Construire un plan de communication

« Envoyez le bon message, à la bonne personne, au bon moment, sur le bon canal », tout est dit. Objectif : donner envie !

• Visez la bonne cible : base prospects ou clients, elle doit être qualifiée, segmentée pour être réceptive à la problématique abordée. Un Webinar sur le « brand marketing » n’intéressera pas des responsables RH par exemple.
• Le bon message : Choisissez un sujet percutant inspiré d’une problématique marché où vous démontrerez votre expertise. Par exemple, « comment augmenter vos visites en boutique grâce au SMS avec géolocalisation ? ». Les directeurs commerciaux seront forcément intéressés !
• Au bon moment : pour le BtoB, prévoyez d’organiser votre Webinar le mardi ou le jeudi, de préférence le matin à partir de 10h. Il n’est pas idéal de parler des « 10 bonnes pratiques pour augmenter sa productivité » les veilles de longs week-ends ou le mercredi, jour des enfants.
• Sur le bon canal : dans votre e-mail d’invitation, intégrez un formulaire d’inscription détaillé en ajoutant des champs qui seront pertinents pour vos actions post-événement (nom du contact, de la société, email, fonction…). Un maximum de 5 à 6 champs est recommandé pour ne pas décourager l’internaute.
• Pensez à renvoyer des « Save the date » à J-3 par e-mail et/ou SMS et « faites le buzz » sur les réseaux sociaux ! Vos « followers » seront vos meilleurs ambassadeurs et vous pourrez gagner jusqu’à 10% d’inscrits supplémentaires*. En moyenne, 26% des inscriptions se font le jour même du Webinar**.
• Soyez « corporate »: relayez l’information sur votre site web ou via une bannière en signature de vos e-mails. Par exemple, pour annoncer votre Webinar sur « le télétravail : une alternative aux intempéries hivernales », vous pouvez ajouter une photo spontanée de votre équipe en tenue de sport d’hiver devant un ordinateur ! »

Une fois la logistique calée, dites-vous qu’optimiser la participation c’est aussi conserver l’attention de vos invités du début à la fin !

2- PENDANT – Impliquer votre auditoire

Participer c’est bien mais jusqu’au bout c’est mieux !

Pour impliquer votre audience et rendre votre présentation dynamique, suivez ces quelques conseils de bases :

• Testez l’outil utilisé pour le Webinar en amont et validez que l’accès en conférence est simple pour vos invités. Nous sommes à l’ère du « user friendly », si vos participants n’accèdent pas en moins de 15 secondes à votre page, ils se décourageront !
• Optez pour un espace chaleureux, professionnel et épuré: évitez la chemise à fleurs de vos dernières vacances à Tahiti.
• Souriez, vous êtes filmé! Le capital sympathie est prépondérant, la bonne humeur, c’est contagieux !
• Concevez votre présentation pour une durée d’environ 30 minutes. Je vous recommande 90% de contenus conceptuels et 10% de contenu commercial.
• Variez les supports: présentation, diagrammes ou vidéos pour une conférence dynamique et rythmée.
• Soyez pragmatiques: privilégiez les données chiffrées, les recommandations et les études de cas : « comment mon client éditeur de logiciels a utilisé la web conférence pour former ses équipes au nouveau système d’information ? » par exemple.
• Interagissez avec votre audience ! Il est plus facile de quitter une conférence virtuelle que de bousculer une rangée de dix personnes pour quitter un auditorium. Il faut donc capitaliser sur des outils interactifs. Aujourd’hui, de nombreux supports possèdent des fonctionnalités comme « lever la main », « questions/réponses » qui permettent de faire intéragir le public.

• Lors de vos pauses stratégiques, rappelez aux participants qu’ils peuvent interagir via des émoticônes. Un smiley réjoui en dit beaucoup sur l’état d’esprit du participant,
• Incluez un sondage avec des réponses simples à cocher. Vous prendrez immédiatement la température.
• Soyez sympathique : un brin d’humour et la glace sera brisée !

Un Webinar doit marquer les esprits par sa pertinence mais aussi par la manière dont il a été animé. Optimiser la participation c’est aussi minimiser la déconnexion sauvage.

3- POST-WEBINAR : Gardez contact !

Les absents n’ont pas toujours torts ! Ne percevez pas la non participation comme un échec. Suite à votre conférence, reprenez contact avec les personnes absentes :

• Envoyez un email avec lien de téléchargement de la présentation et invitation pour le prochain Webinar
• Déposez un message vocal personnalisé : « Vous nous avez manqué mais ce n’est que partie remise, rendez-vous lors de notre prochaine conférence… ! »

Le Webinar est à la portée de tous : en alliant stratégie multicanale, créativité, organisation et peps vous pourrez plus facilement atteindre un taux de participation de 50%.

Accro aux réseaux sociaux ? Testez donc le webcast 2.0, vos participants réagiront en direct sur vos pages entreprises LinkedIn ou Twitter !

*source : Webikeo

**source : Arkadin

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