Mettre en place une réunion vidéo dans une salle dédiée à la visioconférence requiert une bonne organisation. Il est en effet indispensable que la solution disponible dans votre salle soit simple à mettre en oeuvre, afin que vous puissiez tout faire vous-même, sans y passer des heures et sans stress !
Voici nos conseils pour vous aider à réussir votre visioconférence en autonomie.

La salle de visioconférence, un environnement particulier…

Vous avez une salle de visioconférence dans votre entreprise que vous n’utilisez que rarement ? Vous préférez que vos réunions en visioconférence aient lieu depuis votre ordinateur plutôt que depuis la salle dédiée ? C’est dommage !
Mais cela peut s’expliquer si les équipements de votre salle sont difficiles à utiliser sans l’assistance d’un expert, rompu à la technique de la visioconférence.

Si vous avez choisi de faire aménager une salle de visioconférence et que vous avez acquis du matériel spécifique, cela signifie que votre investissement n’est pas rentabilisé !

Quels sont les critères pour réussir votre visioconférence
en autonomie ?

Le maître mot : la simplicité !

Depuis votre salle, vous devez pouvoir lancer vos réunions en deux clics. C’est un critère essentiel, qui favorisera l’utilisation par vos équipes des équipements mis à leur disposition.
Outre cette simplicité d’utilisation, prenez soin d’opter pour une interface identique quel que soit le support utilisé, qu’il s’agisse d’un PC, d’une tablette, d’un smartphone.
Assurez-vous également que la solution déployée permette de détecter un problème de connexion, quel qu’il soit, avant le démarrage de votre réunion. Vous gagnerez du temps, et éviterez ainsi les sueurs froides !

Pour ne pas freiner l’organisation de réunions dans votre salle de visioconférence, laissez-y à disposition des utilisateurs une fiche de démarrage rapide de la solution en place : un mode d’emploi simple, qui permettra à chacun(e) de s’approprier le fonctionnement des équipements et aura un effet à la fois rassurant et incitatif.

Par ailleurs, faites en sorte que votre salle de réunion soit agencée correctement, et modulable en fonction des usages : le type de réunions, le nombre de participants usuel, auront toute leur importance dans le choix des aménagements et des différents équipements.

Enfin, appuyez-vous sur les compétences d’un prestataire qualifié qui vous accompagnera dans la prise en main de la solution, depuis l’audit et la définition de vos besoins, jusqu’à la formation des utilisateurs : contactez-nous, nous serons ravis de vous conseiller et de travailler à vos côtés.